7月底8月初的北京，天气炎热，也正值暑期、来京游客高峰期。为了保证本次活动顺利进行，在活动开始前，工作组不畏夏日酷暑，提前对本次活动中所涉及的酒店、餐厅、景点、参访企业进行考察，对活动中涉及到的重要活动如开营仪式、联欢会、座谈会等进行全面统筹协调，有序推进活动落实。

考虑到本次活动人群的特殊性及活动的重要意义，为保证活动顺利执行，新会展公司领导高度重视，投入公司各部精锐力量，反复预演行程安排，制定合理紧急预案，多次召开各方沟通总结会议，发现问题及时解决，最终保证活动安全、有序开展。

由于100多个学生来自西藏不同地区，行程安排上需要学生们在拉萨集合后乘火车前往北京。距离远，历时长。为保证学生们顺利抵达，工作组安排一名工作人员提前前往拉萨，组织召开说明会，告知学生有关北京的注意事项，随后全程陪同孩子们乘火车抵达北京，返程亦是如此。

因北京与西藏的气候差异较大，工作组担心来京学生不适应北京暑期高温多雨闷热的天气，提前为学生们准备了风扇、雨衣等日用品及防暑药品等，并时刻关注学生身体状况。100名来自西藏各地区的孩子们在安全、愉快又附有教育意义的活动中结束了本次北京之行。