在会议的前期准备阶段，中旅会展工作组与酒店多次沟通确认具体细节，确保入住流程、签到区域、发车区域、餐厅开餐时间等细节准确无误。同时对每个酒店会场的平面图尺寸、菜单、网络、AV设备以及桌椅摆放形式等进行了详细确认。由于涉及的供应方较多，中旅会展特派专人仔细查看每一项合同条款，为客户把好第一关。

参加本次大会的精英代表来自全国各地30个部门，针对不同目的地和不同部门，中旅会展与广州招商机票供应商充分考虑客户需求，为每一个参会部门量身定制最优性价比出行方案。与此同时，开通广州招商“7*24” （7天*24小时）呼叫中心，高效对接客户机票改签，为活动的顺利召开奠定了基础，也为客户留下了深刻的印象。

为了保障本次活动环节中戴尔室内“千人战鼓”吉尼斯挑战能安全、顺利执行，中旅会展提前安排落实相关政策、积极准备政府报批材料，为客户活动顺利、平稳、有序的举办竭尽所能提供保障，令客户赞不绝口。

此次活动极具挑战之处在于同时接送来自8家酒店3000位参会嘉宾至主会场，中旅会展会务组从前期安排车辆、中期班车时刻表整理，到活动现场准时有序接送嘉宾参会，整个过程有条不紊。会场沿途设置了统一形象指示牌，为客户提供清晰简明的指引，主会场活动当天 70辆大巴车在20分钟内全部疏导完毕。

妥善安排用餐地点和时间，并为参会嘉宾准备了荤素两种餐食，以保证不同用餐需求。在人流疏导方案和就餐区域规划上充分准备、合理设计路线并用心把控时间，实现了千人用餐井井有条。

本次活动有8场以上的分会同时进行，每场分会人数在20至700人之间。面对客户多样化的需求和不断变化的现场情况，会务组提前做好各项准备，合理进行人员分工，良好把控现场秩序，满足客户不同需求，确保所有分会顺利实施，得到了客户的一致肯定。